Menu

Politica de confidentialitate

NOTĂ DE INFORMARE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

SC WE PLAY SRL cu sediul in Mun. Brașov, str. Turnului nr. 5, Jud. Brașov, înregistrată la ORC Brașov sub nr. J08/75/2012, având CUI RO 29559486, email contact@weplay.ro, vă informează prin prezenta despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către WE PLAY SRL și drepturile pe care le aveți în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare GDPR) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale, în vigoare.

Ne propunem să protejăm datele dumneavoastră și să fim transparenți cu privire la categoriile de date prelucrate. WE PLAY SRL înțelege obligațiile care îi revin față de dumneavoastră ca persoana vizată și dorește să vă ajute să înțelegeți cum și de ce prelucrăm datele dumneavoastră.

Această notă de informare are scopul de a vă explica modul în care are loc prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și modul în care ne asigurăm că aceste date sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal care este aplicabilă.

Deoarece legislația în acest domeniu se schimbă rapid și noi vom revizui această notificare în acord cu noile reglementări.

CE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRĂM

Pentru desfășurarea serviciilor sportive specifice, pentru respectarea prevederilor legale dar și pentru organizarea eficientă a  activității noastre, prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

Detalii personale, cum ar fi: nume; prenume; sex; data naşterii/ vârsta; înregistrări video (în incintele noastre unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acolo unde există, acestea sunt indicate prin semne la vedere).

Detalii de contact, cum ar fi: adresă de domiciliu / reşedinţă; număr de telefon mobil/fix; adresă de email.

Detalii de plată, cum ar fi: adresă de facturare; numărul contului bancar sau al cardului bancar/ cod IBAN; numele şi prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar (poate fi altul decât dumneavoastră dacă altcineva a efectuat plata unei facturi în numele și pentru dumneavoastră); data de la care cardul bancar este valabil; data expirării cardului bancar.

Detalii profesionale, cum ar fi: angajator; poziţie; marca angajat; număr legitimaţie.

Opinii şi viziuni (pot include date sensibile), cum ar fi: orice opinii şi viziuni pe care ni le transmiteţi sau orice opinii şi viziuni pe care le postaţi public despre noi pe reţelele de socializare (social media) sau pe care le faceţi cunoscute pe alte canale publice.

Date referitoare la achiziții și interacțiunea cu noi, cum ar fi: evidențe ale interacţiunilor dumneavoastră cu noi; detalii referitoare la istoricul achiziţiilor dumneavoastră de la noi (abonamente, ședințe individuale etc.).

Pentru asigurarea unui serviciu corespunzător este posibil să ne furnizați informații cu privire la starea de sanatate, afecțiuni sau operații, care pot afecta modul în care doriți să vă desfășurați activitatea în cadrul We Play – Centru Recreațional sau în oricare din evenimentele la care particiapați prganizate de noi.

SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În principal, informatii pe care le procesăm provin direct de la dumneavoastră în momentul în care accesați unul din serviciile noastre. Vom solicita doar informațiile strict necesare asigurării cadrului comercial obligatoriu în astfel de situații, precum și informații ce țin de organizarea și desfășurarea activtiății.

Colectarea datelor se realizează prin intermediul formularului  DECLARAȚIE DE ASUMARE A RISCULUI ȘI RĂSPUNDERII ori prin intermediul formualrului de contact de pe website-ul www.weplay.ro .

În principal solicităm datele de contact, datele personale și informațiile financiare necesare tranzacțțiilor, pentru identificarea dumneavoastră și posibilitatea realizării unei rezervări/participării la clasele/evenimentele noastre.

Există cazuri când informațiile provin de la partenerii noștri, (de ex. 7 Card sau angajatorul dumneavoastră cu care avem încheiată o convenție). În acest caz, ne rezumâm la prelucrarea strict a datelor de contact și datelor personale, pentru a vă facilita accesul în cele mai bune condiții la serviciile și produsele We Play.

În cazul în care beneficiarul unui serviciu oferit de WE PLAY este un minor, vom solicita de la reprezentantul legal/părinte/tutore și Codul Numeric Personal, în vederea stabilirii exacte a persoanei care își asumă răspunderea pentru acesta.

Indiferent de sursa de unde provin datele cu caracter personal, ele vor fi procesate cu maxima confidențialitate și cu asigurarea securității acestora.

TEMEIURILE PE BAZA CĂRORA PRELUCRĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Datele cu carcater personal prelucrate le catalogăm în date sensibile și alte date.

Datele cu caracter personal sensibile sunt cele referitoare la datele cu caracter medical (stare de sanitate, afecțiuni etc.).

În general nu prelucrăm date cu caracter sensibil, dar există cazuri când persoana vizată aduce la cunoștință angajaților și colaboratorilor nosștrii despre anumite afectțiuni sau intervenții chirurgicale, de exemplu, înainte sau în timpul desfășurării activităților sportive. Aceasta înformare se realizeaza strict de către persoana vizată în vederea protejării sănătății. Lipsa informării sau a nerespectării prevederilor medicale impuse de doctori, poate duce la grave accidentări, motiv pentru care încurajăm ca persoanele vizate să comunice informațiile strict necesare, pentru a preîntâmpina orice posibile deficiențe sau pericole.

WE PLAY SRL nu prelucrează sau stochează astfel de informații, iar ele sunt aduse la cunoștiința noastră de către persoana vizată, în scopul prevenției și protejării vieții.

Temeiurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal (altele decât datele sensibile)

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, altele decât datele sensibile, prin prisma obligațiilor legale (de ex. Datele cu caracter personal referitoare la datele de facturare), în baza unei relații comerciale  sau premergătoare acestuie, în baza interesului nostru legitim (de ex. organizarea clienților într-un sistem de evidență pentru un contact facil) precum și în baza unui consimțământ expres al dumnevoastră (de ex. dorim sa lansăm o campanie de marketing pentru promovarea unui anumit sport).

Putem prelucra datele dumneavoastră pentru îndeplinirea obligaţiilor noastre de arhivare, a obligaţiilor de a comunica unor autorităţi publice, la cerere, anumite informaţii sau a altor obligaţii legale.

SCOPURILE PENTRU CARE PRELUCRĂM DATE CU CARACTER PERSONAL REFERITOARE LA DVS.

Prelucrarea datelor cu carcater personal se realizează în următoarele scopuri:

Aceasta cuprinde activități premergătoare (de ex. promovarea acestora, rezervarea locurilor, oferirea de servicii promoţionale sau informatii despre promoțiile noastre etc.) precum și activitățile specifice (înregistrarea dumneavoastră ca și aprticipant în cadrul claselor de fitness-grup, prestarea serviciilor sportive – închirierea terenurilor de badminton etc.).

Fie că este vorba de evenimente sportive organizate de We Play sau în parteneriat cu alte entități (ce vor avea calitatea de operatori asociati), vom prelucra date cu caracter personal encesare înregistrării și participării la competiții precum și raportările necesare în acest sens către destinatarii autorizație (de ex. în cazul unei competitii de Squash organizată alături de Federația română de Squash, avem obligația transmiterii tuturor participanților și poziția în clasament final al competiției, în vederea acordării punctelor în clasamentul național)

În cazul organizării unui eveniment în cadrul We Play Centrul recreațional sau alături de We Play SRL, în vederea promovării evenimentului vom utiliza poze/filmări cu participanții la eveniment. Orice participant poate refuza utilizarea imaginilor individuale (foto, video) de către We Play, prin retragerea consimțământului, în orice moment. Excepție sunt imaginile individuale de pe podiumuri și/sau festivități de premiere.

Utilizarea imaginilor de grup sau de ansamblu vor fi utilizate în baza interesului legitim al We Play SRL și nu pot fi eliminate decât în baza unei cereri motivate ce va fi supusă aprobării administrației We Play SRL.

Comunicarea cu dumneavoastră prin orice mijloace (de exemplu, email, telefon mobil sau fix, mesaje telefonice (SMS-uri), poştă, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană) noutăţi privind serviciile sportive  disponibile, abonare la newsletter sau furnizarea alte informaţii care v-ar putea interesa.

Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale cu privire la arhivare, contabilitate, securitate, ţinerea evidenţelor și a altor obligații pe care legislația ni le impune.

Eliberarea bonurilor, a facturilor şi a chitanţelor către dumneavoastră; primirea plăţilor de la dumneavoastră inclusiv înregistrarea plăților efectuate de altă persoană in numele dumneavoastră; recuperarea debitelor de la dumneavostră (inclusiv prin intermediul companiilor specializate în recuperarea de creanţe); transmiterea de notificări și corespondență comercială, elaborarea de rapoarte financiare/ operaţionale, a rapoartelor de activitate şi emiterea situaţiilor financiare/ cu privire la contracte.

Formularea de cereri şi de apărări înaintea autorităţilor publice şi a altor entităţi care soluţionează dispute ce vă privesc direct sau în care sunteți parte.

Realizarea de sondaje şi adresarea de întrebări către dumneavoastră cu scopul de a obţine opinia dumneavoastră cu privire la serviciile noastre având scopul de a îmbunătății produsele și serviciile noastre – identificarea potenţialelor probleme cu privire la serviciile noastre existente în vederea îmbunătățirii acestora (inclusiv prin realizarea de audituri); testarea îmbunătăţirilor realizate asupra serviciilor noastre sau a noilor noastre servicii; soluţionarea sesizărilor dumneavoastră.

Sistemele CCTV montate pentru supravegherea spațiilor, conform prevederilor de securitate avizate.

CUI VOM DIVULGA DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Ca regulă, nu divulgăm datele dumneavoastră către alte companii, organizaţii sau persoane din orice ţară (inclusiv România).

În cazul în care suntem nevoiți să divulgăm aceste date, categoriile identificate de destinatari sunt:

Angajatorul dumneavoastră – în cazul unui contract încheiat între noi și acesta, iar serviciile de care beneficiați în cadrul We Play sunt decontate de acesta.

Autorități publice din orice domeniu – în acord cu legislația aplicabilă.

Colaboratori – operatori asociați –   de ex. 7Card.

Contabili, auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi ai noștri, din România sau din străinătate – aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră.

Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru noi, în diverse domenii (de exemplu, servicii de plată, servicii de arhivare sau distrugere de documente etc.) de oriunde din lume, pe care îi vom obliga însă să respecte cerințele legislației care vă protejează drepturile – aceștia prestează anumite servicii pentru noi.

Orice persoană, agenție sau instanță relevantă din România sau din alt stat – în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al nostru  în instanță.

Partenerii noștri, cu care ne aflăm în relații contractuale – furnizori de servicii de marketing, SEO, design, etc..

Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un act scris cu noi prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a (i) prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat în prealabil și de a (ii) implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității și asigurarea securității datelor cu caracter personal. Ne vom asigura, de asemenea, că actul scris dintre noi și persoana împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.

CUI ȘI ÎN CE CONDIȚII VOM TRANSFERA DATELE DVS. CĂTRE O ȚARĂ TERȚĂ SAU ORGANIZAȚIE INTERNAȚIONALĂ

În acest moment nu transferăm și nu intenționăm să transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau o parte dintre aceastea către alte companii, organizaţii sau persoane din state terţe sau către organizaţii internaţionale.

Dacă va fi necesar să transferăm datele dumneavoastră către vreuna dintre destinațiile de mai sus, vă vom transmite în prealabil o nouă notă de informare cu privire la aceasta.

CÂT TIMP VOM STOCA DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Vom stoca datele dumneavoastră pentru o perioadă cuprinsa intre 6 luni si 11 ani (în cazul documentelor contabile). Pentru stocarea datelor dumneavoastră (în format electronic), folosim serverele proprii sau ale altor companii specializate în arhivarea electronică.

SECURITATEA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ

În vederea asigurării securității datelor cu caracater personal, în special referitoare la prelucrarea, stocarea,  accesul neautorizat şi de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizata ale acestora am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice:

Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecţie a datelor cu caracter personal şi în care respectăm legislaţia protecţiei datelor.

Minimizarea datelor. Ne-am asigurat că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.

Restrângerea accesului la date. Restrângem cu strictețe accesul la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm la angajații, colaboratorii și alte persoane care nevoie să le acceseze pentru a le putea prelucra pentru noi. Toate aceste companii și persoane fizice sunt supuse unor obligații stricte de confidențialitate și nu vom ezita să îi tragem la răspundere și să încetăm colaborarea cu ei în cazul în care nu tratează protecția datelor dumneavoastră și ale altor persoane cu maximă seriozitate.

Asigurarea exactității datelor dumneavoastră. Este posibil ca din când în când să vă rugăm să confirmaţi exactitatea și/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm.

Instruirea personalului. Ne instruim și testăm constant angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.

Anonimizarea datelor. Acolo unde este posibil și adecvat activității noastre, anonimizăm / pseudoanonimizam datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă.

Controlul furnizorilor noştri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alţi operatori – operatori asociaţi) clauze pentru asigurarea protecţiei datelor pe care le prelucrăm; această protecţie merge cel puţin până la minimul impus de legislaţie.

Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, nu putem garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.

CARE SUNT DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ȘI CUM LE PUTEȚI EXERCITA

Tratăm drepturile pe care le aveţi în legătură cu prelucrarea pe care o realizăm asupra datelor referitoare la dumneavoastră cu maximă seriozitate. Vom continua să luăm toate măsurile rezonabile pentru a ne asigura că acestea sunt respectate.

Aveți posibilitatea, în condițiile prevăzute de către GDPR, să exercitați următoarele drepturi:

Dreptul de a fi informat

Prezenta notificare de protecție a datelor furnizează informațiile pe care aveți dreptul să le primiți.

Dreptul de acces la date

Vă rugăm să ne contactați daca doriți o confirmare că datele dumneavoastră sunt prelucrate și dacă doriți să vedeți cum gestionate. Aveți dreptul să va exercitați acest drept oricând iar răspunsul este furnizat în termen de o lună de la data înregistrării cererii, cu excepția cazului în care cererea este nefondată, excesivă sau există indicii conform cărora va fi necesară o perioadă mai mare de timp pentru rezolvarea solicitării. În cazul în care solicitările dumneavoastră devin excesive și au o frecvență ridicată, ne rezervăm dreptul de a putea solicita un tarif pentru emiterea informațiilor. Aveți dreptul de a efectua cereri privind modul de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, gratuit, cel puțin o dată pe an.

Dreptul de rectificare

Vă rugăm să ne informați cu privire la orice dată pe care ați dori să o rectificăm și vom răspunde în termen de cel mult o lună de la data solicitării. Vom transmite modificările oricăror terțe părți care trebuie să le schimbe și vă vom informa că acest lucru a fost făcut.

Dreptul de ștergere

Puteți să vă exercitați dreptul de a șterge datele dvs. personale într-un număr de situații (de exemplu, dacă datele nu mai sunt necesare în raport cu scopul pentru care a fost creat sau vă retrageți consimțământul dvs.). Unde este posibil se vor respecta toate aceste cereri, deși unele detalii fac parte din dosarele permanente ale cabinetului nostru,  care nu pot fi în mod rezonabil eliminate, conform legii.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți să ne spuneți că putem păstra datele dvs., dar trebuie să oprim prelucrarea. Acest lucru se poate cere atunci când doriți să verificați corectitudinea datelor sau scopul procesării acestora, și doar în limitele impuse de lege.

Dreptul la portabilitatea datelor

Datele dvs. se află înregistrate atât în format fizic cât și electronic, în baze de date prelucrate manual. Noi vom face tot ce se poate pentru a furniza informații într-un format portabil, în funcție și de posibilitățile societății.

Dreptul de opoziție

Dacă putem, vom opri procesarea datelor dvs. dacă vă opuneți procesării bazate pe un interes legitim sau dacă în situația dumneavoastră personală apar situații care vă determină să vă exercitați acest drept (inclusiv profilarea). Vom opri procesarea datelor dvs. dacă vă opuneți procesării în scopuri de cercetare și statistici.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv creareade profiluri.

Nu practicăm luarea deciziilor bazate pe prelucrarea automată a datelor, inclusiv crearea de profiluri.

CE SE POATE ÎNTÂMPLA DACĂ NU NE FURNIZAȚI DATELE

Nu aveți o obligație de a ne furniza datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le-am menţionat în acest document. Cu toate acestea, dacă nu ne oferiți datele menționate în această notă de informare nu va fi posibil pentru noi să vă prestăm serviciile pe care ni le solicitați, ori în anumite cazuri să le prestăm limitat.

INEXISTENȚA UNUI PROCES DECIZIONAL AUTOMATIZAT

Respectul nostru pentru datele dumneavoastră include faptul că le acordăm atenția umană necesară, prin intermediul personalului nostru. În condiţiile actuale, în calitate de utilizator al serviiilor noastre, nu veți face obiectul unei decizii a noastre bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă.

CÂND SE APLICĂ ACEASTĂ NOTĂ DE INFORMARE

Această notă de informare se aplică în legătură cu serviciile pe care vi le prestăm şi produsele pe care le achiziţionaţi de la noi.

Această notă nu se aplică în legătură cu servicii sau produse oferite de alte companii sau persoane fizice, inclusiv cele prestate de partenerii noștrii, postate pe website-urile noastre sau despre care vă informăm în alt mod.

MODIFICĂRILE ACESTEI NOTE DE INFORMARE

Este posibil să modificăm această notă din când în când. În astfel de cazuri, vă vom informa în avans şi nu vom reduce drepturile pe care le aveți cu privire la datele dumneavoastră prin modificările pe care le-am putea aduce acestei note.

De asemenea, vom păstra toate versiunile anterioare ale acestei note într-o arhivă ce poate fi pusă la dispoziția dumneavoastră, la cerere, pe care să o puteți consulta.

Pentru exercitarea drepturilor dvs. Referitoare la prelcurarea datelor cu caracter personal, ori dacă doriți mai multe informații privind modul în care prelucrăm aceste date, vă rugăm să ne contactați la adresa WE PLAY SRL cu sediul in Mun. Brasov, str. Turnului nr. 5 sau pe Responsabilul cu Protectia Datelor, dl. Emil Mailat – la tel. 0729 22 77 00, mail: mailat.emil@gmail.com.

De asemenea, e bine să știți că la nivelul României funcționează Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (“ANSPDCP”) și că aveți dreptul să depuneți o plângere atunci când considerați că v-au fost încălcate drepturile, accesând site-ul web: www.dataprotection.ro.

WE PLAY SRL